Pour qu'une Communauté de Pratique [2] prospère, il est nécessaire que celle-ci soit organisée. Qu'il s'agisse d'une CoP spontanée [3] ou sollicitée [4], la plupart des rôles qui s'y retrouvent sont similaires. Les différences qui peuvent s'observer sont d'une part dues aux personnes qui assument ces rôles et, d'autre part, à l'apparition de rôles supplémentaires dans les Communautés de Pratique sollicitéées.

Dans les Communautés de Pratique spontanées, les participants gèrent l’entièreté des tâches, qu’elles soient liées aux contenus traités ou à l’organisation de la CoP. Tous sont donc membres de la CoP, leur implication variant en fonction des rôles qu’ils endossent : animer une réunion, faciliter les échanges à distance, organiser les réunions d’un point de vue logistique...

La situation est quelque peu différente dans les Communautés de Pratique sollicitées. Les membres ne sont pas les seuls à participer au développement et au fonctionnement de la CoP. À ceux-ci s’ajoutent des personnes extérieures à la CoP dont le rôle est variable : gérer l’organisation, soutenir les membres dans l’utilisation des outils, former les membres sur un sujet précis… Cette dualité est mise en évidence dans le schéma ci-dessus (Snoeck et Tilman, 2013) créé sur base de l'expérience acquise au cours du projet Health CoP.

Les rôles sont ici définis sur deux dimensions : organisation et contenu. Les membres et les personnes extérieures à la CoP s’impliquent en effet à des degrés différents sur ces deux dimensions.