Organiser une première réunion [1]
La première réunion est déterminante dans le démarrage de la CoP. En effet, il s’agit de la toute première rencontre des membres. L’objectif principal est de leur présenter le projet de la manière la plus claire et la plus pratique possible, certains s’étant de surcroît déplacés de loin. Une préparation minutieuse est donc de rigueur, autant au niveau du contenu que de la forme. Salle confortable et équipée, rafraichissements et encas sont à prévoir.
La durée de la réunion est fonction des activités qui y sont prévues. Bien que celles-ci puissent être variées, une certaine récurrence peut tout de même être observée. La journée est souvent introduite par un temps de présentation des membres. Parmi le panel de techniques existantes, il revient à l’animateur de choisir celle qui convient le mieux au groupe, tout en gardant à l’esprit la nécessité d’amorcer, par ce biais, la construction d’un climat de confiance. Il peut également être utile de consacrer une partie de la réunion à la présentation détaillée du projet : expliquer d’où vient l’initiative, les objectifs poursuivis, éclaircir le concept de communauté de pratique… Une vision claire du projet permet aux participants d’y voir directement les bénéfices à en retirer pour leur pratique professionnelle.
Ce moment donne suite à une discussion autour des objectifs de chacune des parties : quels sont les engagements minimums attendus de chacun ? À quelles contraintes les membres devront-ils faire face et comment dépasser celles-ci ? Pour s’assurer de l’implication maximale des membres, les réponses à ces questions peuvent être consignées dans un document, signé par chacun d’entre eux.
Par ailleurs, si une majorité des participants marquent leur intérêt pour le projet, un échange à propos des thèmes/sujets à aborder lors des prochaines réunions peut déjà être amorcé, par exemple via une technique de brainstorming. Aussi, il est recommandé de prévoir des activités plus concrètes l’après midi, les participants étant plus vifs lors de la matinée. Se présente ici une belle occasion de leur faire découvrir et prendre en main les outils de collaboration mis à leur disposition : plateformes de communication et de partage, liste de diffusion [2], sondage en ligne…
Il ne faut d’ailleurs pas perdre de vue que de nouveaux membres peuvent rejoindre la CoP après le démarrage de celle-ci. En effet, lorsqu’une Communauté de pratique [3] fonctionne avec un nombre restreint de membres, un besoin se fait souvent ressentir de recruter davantage de pairs. Il est possible, alors que la CoP fonctionne depuis un certain temps, de proposer une nouvelle réunion de présentation du projet, dans l’objectif d’attirer de nouveaux membres. Les anciens servent alors de personnes de référence pour présenter le travail déjà effectué au sein de la CoP et présenter des projets à venir. Il faut, lors de cette réunion, que les membres potentiels ressentent l’intérêt à prendre part à cette CoP mais également voient la possibilité d’y proposer leurs projets.
Les premières réunions Health CoP se sont toutes déroulées en suivant la trame décrite ci-dessus. Toutes n’ont cependant pas eu le même impact sur l’adhésion des membres au projet. Par exemple, lors de la première réunion d’une des CoP du projet, de nombreuses questions ont immédiatement été soulevées quant à la fonction, sa définition et son devenir. Malgré la quête identitaire qui animait les participants, ils ne voyaient pas tous l’intérêt qu’ils pouvaient retirer de la constitution d’une CoP. Seules trois personnes sur sept ont souhaité prendre part au projet. À l’inverse, l’ensemble des participants présents à la première réunion d’une autre CoP a marqué son intérêt pour la constitution en CoP et y participe depuis plus ou moins intensément.
Par ailleurs, chaque année, les membres des CoP remplissent un questionnaire. L’une des questions se cible sur leurs représentations quant au projet, dans le but de reclarifier celui-ci au cas où de fausses représentations viendraient à apparaître. Cela a notamment permis d’observer que, même si certains membres confondaient la visée du projet avec ce qu’ils souhaitent réaliser par l’intermédiaire de la CoP, la majorité d’entre eux en avait une représentation correcte : “ favoriser le partage de connaissances, d’expériences”, “réunir des personnes exerçant la même fonction”, “communiquer-échanger”…