Questions

La définition d’une Communauté de Pratique telles que ciblées par le projet Health CoP et inspirée de Wenger est : "Ensemble de personnes, exerçant une fonction similaire ou complémentaire, rassemblées sur base volontaire autour d’un projet. La participation à la CoP permet la rencontre de pairs, le partage de ressources et des échanges sur les pratiques. Pour que la CoP développe des projets, il est nécessaire que ses membres se créent une identité commune. Ces actions et projets permettront de faire évoluer les connaissances et pratiques de ses membres. L’investissement de chaque membre a pour objectif plus ou moins conscient de faire progresser sa pratique."

- Les membres ont défini un ou plusieurs projets communs. - Les membres se sont créé une identité de groupe. - Les membres échangent leurs connaissances et savoirs au service de ce(s) projet(s). - Les membres développent ensemble leurs projets. - Les membres accroissent leurs savoirs.

C'est une Communauté de Pratique qui utilise principalement les Technologies de l'Information et de la Communication (TIC) comme canal de communication.

C'est une Communauté de Pratique qui allie rencontre en présence et travail à distance.

Une Communauté de Pratique dont les membres sont initiateurs de la démarche.

Une Communauté de Pratique dont l'initiateur est une personne extérieure, indépendante du type de pratiques des membres. Cette personne apporte à la (future) CoP une démarche pour soutenir son développement et un soutien logistique ou technologique. Elle n'a pas le même profil ni les mêmes enjeux que les membres.

Une CoP formelle est une Communauté qui est soit créée à l'initiative de l'institution qui emploie ses membres, soit qui est reconnue et soutenue par la (ou les) organisation(s) dans la(les)quelle(s) ses membres évoluent. Leurs activités en tant que CoP sont connues et soutenues par la hiérarchie.

Une Communauté de Pratique informelle est soit méconnue de l'institution (employeur), soit tolérée, mais pas soutenue par cette dernière.

1. Stade Potentiel 2. Stade de l'Identité 3. Stade du Partage 4. Stade de la Prospérité 5. Stade de la Transformation/Dissolution

Le stade potientiel correspond au moment où la possibilité de rassembler plusieurs personnes pour développer un projet est soulevé. À ce stade, il s'agit d'une possibilité qui peut ou non être concrétisée. Dans le cas de CoP sollicitées, il s'agit d'identifier des professionnels disposant d'un profil donné, de discuter ce choix avec des responsables et des représentants de la fonction. Si un premier avis positif émerge, un contact plus massif de membres potentiels est nécessaire.

Il faut que les membres rassemblés se sentent suffisamment en confiance dans la communauté pour pouvoir s’y investir. Les indicateurs de cette “confiance” sont difficiles à appréhender. Ils se jugeront par des actions telles que les contenus des discussions. Les personnes sont-elles dans l’échange ou dans la réception ? Étant conscient que dans les communautés de pratique sont composées de personnes ayant une fonction similaire au sein de différentes institutions, les échanges sont souvent limités car la concurrence entre les entreprises est un facteur dont il ne faut pas négliger l’importance.

Une des conditions pour pouvoir prendre part à une communauté de pratique hybride est de disposer d’un accès à un ordinateur connecté à Internet. Alors que théoriquement chaque membre répond à cette condition, il s’avère exister des contraintes institutionnelles qui bloquent le travail à distance. En effet, les entreprises utilisent souvent un dispositif de protection de leur système informatique. Ils octroient donc à leurs travailleurs un accès limité à Internet. Une solution possible pour permettre l’accès aux ressources en ligne est de demander une autorisation à la direction et au service informatique. Celle-ci est souvent difficile à obtenir ou à être transposée dans les faits.

L’usage des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) n’est pas encore une compétence acquise par tous les membres potentiels d’une CoP. En effet, bien que certains membres disposent d’un ordinateur au travail, il arrive qu’ils sachent uniquement utiliser les programmes nécessaires à leurs tâches quotidiennes. En plus du manque de compétences technologiques, il existe une crainte concernant l’usage des outils en ligne. Les personnes peu habituées ont souvent peur de les utiliser.

L’organisateur s’occupe principalement de la logistique des réunions. Il s'assure de la présence de tout ce qui sert au bon déroulement d'une réunion. Ses tâches consistent à rédiger et envoyer une convocation aux membres pour les avertir de la prochaine réunion, assurer la logistique de la réunion (local, etc) et accueillir les participants. - Il crée et envoie un sondage pour fixer la date de la réunion. - Il invite les membres via la liste de diffusion. - Il publie la date et le lieu de la réunion suivante dans le mois qui suit la dernière réunion organisée. - Il gère les inscriptions à la réunion. - Il accueille le groupe et gère la logistique : * local, * éventuellement une restauration (sandwiches, boissons).

L' "organisation" rassemble tous les aspects liés au fonctionnement de la CoP. Ne sont exclus de cet axe que les "savoirs". Dans le cas d'une Communauté de Pratique hybride, il s'agit donc de la gestion de réunion en présence mais aussi des outils de travail à distance. En fonction du type de communauté (spontanée ou sollicitée) et de l'implication des membres, les tâches associées à l'organisation du fonctionnement de la Communauté seront prises en charge soit par des membres de la CoP soit par des personnes extérieures. Ci- dessous vont être définis les différentes fonctions présentes dans une Communauté de Pratique. Pour plus de clarté, ceux-ci vont être décrits successivements. Il est cependant nécessaire de préciser qu'en fonction des choix opérés au sein d'une Communauté de Pratique, l'organisation varie. Une même personne peut être responsable de plusieurs rôles. De même, un rôle peut être attribué à plusieurs personnes, par exemple dans un soucis de suppléance en cas d'absence. Il existe également des rôles, qui doivent être assumés, mais dont le responsable est une personne différente à chaque évènement. Il est certain que chacun de ces rôles doivent faire l'objet d'une négociation au sein de la Communauté. Et que leur mode d'attribution doit être établi et voté.

Les Communautés de Pratique hybrides ou virtuelles se caractérisent par la mise en place d'outils technologiques qui sont à disposition des membres. Ceci implique deux types de tâches : la gestion technique et la gestion de l'utilisation. Concernant la gestion technique, le technicien est une personne indispensable lors de l'installation et pour assurer la maintenance des outils. Il règle les problèmes logistiques et adapte (si possible) les outils en fonction des besoins des membres. Différents outils peuvent servir dans une [no-lexicon]Communauté de Pratique[/no-lexicon]. En voici quelques exemples : - Une plateforme sécurisée rassemblant un - calendrier partagé - gestionnaire de fichiers - forum - espace d'édition collaborative - Une liste de diffusion - Un outil de vidéo-conférence - Un outil de sondage - Des outils de construction et passation de questionnaires Concernant la gestion de l'usage de la [no-lexicon]plateforme[/no-lexicon], le technicien : - s'occupe de l'inscription et la désinscription des membres (en fonction de leur appartenance à la CoP) - gère les niveaux d'accès selon les rôles des acteurs de la CoP - apporte une aide technique ou dispense une formation à l’utilisation des outils de la [no-lexicon]Communauté de Pratique[/no-lexicon] ([no-lexicon]plateforme[/no-lexicon], liste de diffusion…) - informe les membres du fonctionnement des outils - forme les membres qui en auraient besoin à l'utilisation des outils - apporte un soutien ponctuel aux besoins qui s'exprimeraient quant à l'utilisation des outils. - peut proposer un guide d'utilisation des outils proposés par la CoP.

Le coordinateur a pour rôle de veiller au bon fonctionnement de la Communauté de Pratique. Son objectif est de permettre aux projets de la Communauté de se développer et aux membres de trouver leur place. Il veille au bon fonctionnement de la CoP en prenant du recul vis-à-vis de son fonctionnement, des besoins, intérêts et enjeux de chacun des membres. Il est important de distinguer le coordinateur des autres membres. Bien que veillant à la réalisation de différentes tâches liées au fonctionnement de la CoP, il ne les réalise pas nécessairement lui-même. Il est la personne de contact au sein de la Communauté. Il coordonne les activités, soutient et stimule chaque membre pour accomplir les tâches ou missions inhérentes au rôle pour lequel il s’est engagé. Il mobilise les ressources présentes pour que la CoP vive. Il est la personne de référence pour tout nouveau membre qui souhaiterait entrer dans la Communauté de Pratique. Il prend en charge la présentation de la Communauté de Pratique et informe de l’existence d’outils. Il renvoient vers les personnes concernées les informations pour réaliser les inscriptions / désinscriptions nécessaires Dans le cas d'une Communauté de Pratique sollicitée, il peut être une personne extérieure à la CoP.

Le rapporteur est responsable de la pérennisation des informations qui seront traitées lors de rencontres en présence et/ou à distance. Pour cela, il prend des notes, rédige un procès-verbal ou un compte-rendu lors de la rencontre. Il rend ce document disponible pour l'ensemble des membres de la Communauté. Ce rôle est essentiel pour avancer dans les projets de la CoP, d'une part pour que les décisions prises soient actées, ensuite pour que de nouveaux membres puissent s'informer des contenus traités dans les réunions avant leur entrée dans la CoP. Dans son procès-verbal, le rapporteur précise généralement la période, le lieu ainsi que les sujets définis pour la prochaine réunion.

Les préparateurs de réunion s'assurent de l'ordre du jour de la réunion et de sa mise en oeuvre. Ils s'assurent de sa réalisation, et ce aussi bien en ce qui concerne les interactions en présentiel que celles via des outils de collaboration à distance (ex. vidéo-conférence). Ses tâches consistent à créer et mettre à jour une liste des différents sujets ou thèmes à traiter lors des rencontres. Cette liste est revue et discutée à chaque réunion. Les préparateurs de contenu, en fonction de la liste de thèmes, choisissent et rédigent l’ordre du jour, invitent les intervenants extérieurs… Ils partagent, un mois avant la rencontre, un ordre du jour via le canal défini par les membres (plateforme, liste de diffusion,...).

Les Communautés de Pratique sollicitées ont été sélectionnées sur base de l’isolement des membres au sein de leur institution, mais aussi sur celle de la nouveauté de la fonction. Dans le cas du projet Health CoP, la plupart des communautés sont constituées autour de fonctions relevant de projet-pilotes. Les personnes occupant ces places doivent s’investir dans leur travail, construire une fonction, des outils, sans certitude que le projet débouchera sur une fonction permanente. Il en résulte que la plupart des travailleurs changent rapidement de fonction et qu’un "turn over" s’installe. L’arrivée d’un nouveau membre nécessite un nouveau passage par les étapes d’identité et de partage. Il est nécessaire de prendre le temps de l’intégrer pour que la CoP garde son identité.

Lorsque la participation à une Communauté de Pratique est informelle, deux cas de figure sont rencontrés : soit les membres sont soutenus par leur direction, soit ils ne le sont pas. Lorsque la direction soutient la démarche de son employé, généralement elle lui libère du temps pour participer aux réunions. Bien que le travail de la CoP ne se limite pas à la participation à des réunions, il ne faut pas s’attendre actuellement à davantage d’aménagement horaire. En effet, la participation à la CoP ne va pas de paire avec une réduction de travail sur le terrain. Or, lorsque la CoP dépasse l’étape du “partage” et entre dans celle de la “prospérité”, la charge d’investissement personnel augmente. Il ne s’agit plus de discuter sur les pratiques, il faut prendre le temps de réfléchir et de construire. Le temps nécessaire augmente et bien souvent les membres de la CoP prennent sur leur temps personnel pour mener leur projet à bien.