Théorie
Une fois l’outil choisi, encore faut-il stimuler et maintenir la CoP dans l'usage de ces technologies. La présence d’un animateur se révèle ici généralement essentielle, son rôle étant d’aider la CoP à se structurer (CESS, n.d.)
La personne qui anime la CoP dans son aspect “à distance” travaille différents aspects :
- la motivation, sollicitation. Lorsque chaque membre d’une CoP quitte la réunion, il n’est généralement pas naturel de poursuivre à distance le travail entamé. L’animateur peut alors mettre en oeuvre diverses activités pour susciter l’activité à distance. Il est possible de faire remplir un document dans lequel les membres s’engagent à réaliser une ou plusieurs tâches pour une date précise. L’animateur propose alors de contacter la personne pour la soutenir dans son activité et lui rappeler ses engagements.
L’animateur peut également relancer que ce soit dans un forum, par un courrier électronique pour obtenir des informations, initier des conversations, encourager le travail à distance...
- la formation aux outils
Le public prenant part à une Communauté de Pratique dispose de compétences et habitudes variées concernant l’usage des TIC. Certains s’approprient des outils rapidement et sans aide alors que pour d’autres une formation est nécessaire. Il faut tenir compte de ces spécificités dans l’offre qui est proposée.
- le soutien à distance, est organisé sous forme de helpdesk. En dehors des formations ponctuelles, il arrive que les membres des CoP se retrouvent confrontés à des difficultés lors de l’usage des outils en ligne. Disposer d’une personne ressource qui répond aux questions, par mail ou par téléphone au moment où celles-ci se posent permet de ne pas entraver la motivation, mais d’accompagner les membres et de développer leur autonomie.
Exemples
Lorsque des outils ou une plateforme sont proposés dans le projet Health CoP, une présentation en est faite lors d’une réunion en présence. Si celle-ci correspond aux besoins des membres, une formation à leur usage est prévue. Lors de celle-ci, il est préférable de prévoir un local informatique ou chaque membre disposera d’un ordinateur connecté à Internet.
Cette formation sera à réitérer lorsque de nouveaux membres entrent dans la CoP, mais également en fonction du niveau de compétence des membres. Il est alors possible d’envisager des formations en groupe restreint afin de ne pas lasser les personnes qui n’auraient pas besoin de cette formation.