Théorie
Une fois le public ciblé, la seconde étape consiste à entrer en contact avec les membres potentiels de la CoP. À ce niveau, différentes stratégies peuvent être adoptées. À noter qu’il est possible d’opter pour des solutions mixtes.
- Contact massif
Lorsque l’initiateur du projet souhaite que la communauté soit ouverte à toute personne intéressée, il recourt à un contact massif. Il faut alors identifier si la fonction existe au sein de l’hôpital, se procurer les coordonnées des membres potentiels et les contacter. Dans la mesure du possible (disponibilité des coordonnées), une invitation générale est envoyée à l’ensemble des membres potentiels, ce qui permet de toucher la population visée.
- Noyau
Il s’agit ici de ne solliciter que quelques membres potentiels. Cette stratégie s’appuie sur l’hypothèse suivante : « pour impliquer un nombre plus important de personnes dans la CoP, il faut qu’elle soit créée et portée par un petit nombre de membres actifs ». En effet, si une dizaine de personnes initient, créent et soutiennent un projet, elles s’investiront davantage, car elles sauront que chaque personne a un rôle essentiel au fonctionnement de la CoP. Elles se sentiront davantage responsables de son fonctionnement et s’investiront dans le projet. À l’opposé, lorsque le nombre de participants est important, chacun peut attendre des autres qu’ils agissent et se sent donc moins impliqué dans le projet.
- Bouche-à-oreille
Les nouveaux membres ne sont pas toujours recrutés par les initiateurs de la CoP. En effet, une fois la communauté créée, il arrive que les membres déjà bien intégrés fassent la publicité du projet auprès de leurs collègues ou auprès de personnes exerçant la même fonction dans d’autres institutions. Ces contacts sont plus informels que les précédents mais apparaissent tout autant, voire même plus efficaces. Il semble assez logique que l’avis d’une personne appartenant à la CoP et exerçant la même fonction ait plus d’impact que celui de l’initiateur.
Quelle que soit la stratégie choisie, l’objectif de cette prise de contact reste similaire : montrer aux personnes le bien-fondé de la démarche et leur donner envie de rejoindre la CoP. Une description étendue du projet n’est pas nécessaire. Il s’agit plutôt de susciter de l’intérêt chez le public en expliquant les grandes lignes du fonctionnement en CoP et en présentant les bénéfices à en retirer. C’est également l’occasion de les inviter à assister à une première réunion en présentiel, réunion dont le but principal sera de sonder leur intérêt pour une telle démarche.
Enfin, il est primordial de passer par la hiérarchie des membres potentiels. En effet, un supérieur hiérarchique adhérant à la démarche se révèle être un formidable allié, diffusant l’information aux personnes concernées et permettant à ses collaborateurs de participer activement à la CoP. Ces derniers, se sentant soutenus, ont ainsi la possibilité de s’engager pleinement dans le partage et l’échange.
Exemples
1. Contact massif
Cinq des six communautés Health CoP ont été créées de cette manière, avec plus ou moins de succès.
Tous les hôpitaux n’ont cependant pas été systématiquement contactés, certaines fonctions n’étant pas représentées dans ceux-ci (Exemple : la fonction d’Infirmière de Liaison Interne Gériatrique en est encore au stade de projet pilote, elle n’est donc pas présente dans tous les hôpitaux). Cela restreint donc le nombre de membres au sein de cette CoP.
Dans le cadre du projet Health CoP, il semble que le contact massif de participants soit la meilleure stratégie à adopter en matière de création de communauté.
2. Noyau
C’est sur ce principe qu’a été créée la CoP des Référents Hospitaliers pour la Continuité des Soins. Une personne exerçant la fonction a fourni aux chercheurs du CRIFA une liste d’un ancien groupe de personnes ayant déjà travaillé ensemble. Ceux-ci ont été contactés et conviés à la réunion de lancement. L’expérience n’a pas été concluante dans ce cas-ci, seules trois des personnes présentes ont désiré prendre part au projet Health CoP.
Plus le nombre de participants est élevé au commencement d’un projet, moins le taux d’abandon est handicapant pour la suite de celui-ci. Pour la seconde réunion, les chercheurs se sont donc tournés vers le contact massif.
3. Bouche-à-oreille
L’analyse des réponses à un questionnaire administré à l’ensemble des Communautés Health CoP permet de confirmer l’efficacité du « bouche-à-oreille ». En effet Bomgart, Snoeck et Tilman (2012) observent que plus de la moitié des personnes interrogées déclaraient avoir intégré le groupe suite à des contacts avec leurs pairs. Il semblerait que ce phénomène soit lié à l’ancienneté de la communauté : plus la CoP est ancienne, plus les membres s’y intègrent suite à des contacts entre pairs.
Les chercheurs du CRIFA ont privilégié les contacts téléphoniques, ceux-ci permettent de répondre directement aux questions et aux craintes des futurs membres. Ce type de contact a également l’avantage de contraindre les personnes à se prononcer directement sur leur désir de rejoindre la CoP. Pour intéresser les professionnels des hôpitaux, les initiateurs de la CoP ont mis en avant divers arguments : sortie de l’isolement, construction de documents communs, découverte de nouveaux outils, résolution de problèmes grâce à l’échange…
Au sein du projet Health CoP, il était essentiel que la direction soutienne ses employés dans leur désir de rejoindre l’une des communautés. Les professionnels du domaine médical ont un emploi du temps très chargé et se libèrent difficilement pour assister aux réunions en présentiel. Les membres les plus actifs sont généralement ceux dont la direction est pleinement convaincue par le projet et y voit un moyen d’améliorer la qualité des soins.