Théorie
L’organisateur s’occupe principalement de la logistique des réunions. Il s'assure de la présence de tout ce qui sert au bon déroulement d'une réunion.
Ses tâches consistent à rédiger et envoyer une convocation aux membres pour les avertir de la prochaine réunion, assurer la logistique de la réunion (local, etc) et accueillir les participants.
- Il crée et envoie un sondage pour fixer la date de la réunion.
- Il invite les membres via la liste de diffusion.
- Il publie la date et le lieu de la réunion suivante dans le mois qui suit la dernière réunion organisée.
- Il rappelle/confirme la tenue de la réunion.
- Il gère les inscriptions à la réunion.
-
Il accueille le groupe et gère la logistique :
- local,
- éventuellement une restauration (sandwiches, boissons).
Pratique
Lors d'une rencontre en présence, il faut veiller à :
- envoyer un ordre du jour
- récolter les inscriptions des participants
- réserver une salle de taille suffisante
- prévoir un vidéo-projecteur, un ordinateur, une allonge électrique
- s'assurer de la connexion internet (si nécessaire)
- disposer le mobilier (tables, chaises, matériel informatique...) dans la salle
- flécher l'accès à la salle
- préparer un dossier (imprimer l'ordre du jour, les supports de présentation...)