Théorie
Le rapporteur est responsable de la pérennisation des informations qui seront traitées lors de rencontres en présence et/ou à distance. Pour cela, il prend des notes, rédige un procès-verbal ou un compte-rendu lors de la rencontre. Il rend ce document disponible pour l'ensemble des membres de la Communauté. Ce rôle est essentiel pour avancer dans les projets de la CoP, d'une part pour que les décisions prises soient actées, ensuite pour que de nouveaux membres puissent s'informer des contenus traités dans les réunions avant leur entrée dans la CoP.
Dans son procès-verbal, le rapporteur précise généralement la période, le lieu ainsi que les sujets définis pour la prochaine réunion.
Exemples
Dans le cas des Communautés de Pratique Health CoP, les membres sont déjà forts occupés par leur fonction au sein de leur institution respective. Ils ont donc décidé d'organiser une tournante pour endosser ce rôle de rapporteur. En d'autres termes, le procès-verbal de la réunion est rédigé par une personne différente à chaque fois. La répartition de cette tâche permet d'en diminuer la lourdeur.