Théorie
Les préparateurs de réunion s'assurent de l'ordre du jour de la réunion et de sa mise en oeuvre. Ils s'assurent de sa réalisation, et ce aussi bien en ce qui concerne les interactions en présentiel que celles via des outils de collaboration à distance (ex. vidéo-conférence). Ses tâches consistent à créer et mettre à jour une liste des différents sujets ou thèmes à traiter lors des rencontres. Cette liste est revue et discutée à chaque réunion. Les préparateurs de contenu, en fonction de la liste de thèmes, choisissent et rédigent l’ordre du jour, invitent les intervenants extérieurs… Ils partagent, un mois avant la rencontre, un ordre du jour via le canal défini par les membres (plateforme, liste de diffusion,...).
Pratique
Il est préférable de constituer une "équipe" de préparateurs de réunions afin d'alléger la charge de travail liée à cette tâche. En effet, cette tâche peut s'avérer contraignante pour être assumée par un seul membre. Il faut non seulement lister les sujets qui intéressent les membres de la Communauté de Pratique, garder cette liste à jour, construire un ordre du jour qui réponde aux contraintes et si nécessaire contacter les personnes extérieures à la CoP. Il est intéressant de capitaliser les suggestions (thèmes, etc.) pour y accéder facilement lors de la préparation de la rencontre.