Théorie
Les Communautés de Pratique hybrides ou virtuelles se caractérisent par la mise en place d'outils technologiques qui sont à disposition des membres.
Ceci implique deux types de tâches : la gestion technique et la gestion de l'utilisation.
Concernant la gestion technique, le technicien est une personne indispensable lors de l'installation et pour assurer la maintenance des outils. Il règle les problèmes logistiques et adapte (si possible) les outils en fonction des besoins des membres.
Différents outils peuvent servir dans une Communauté de Pratique. En voici quelques exemples :
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Une plateforme sécurisée rassemblant un
- calendrier partagé
- gestionnaire de fichiers
- forum
- espace d'édition collaborative
- Une liste de diffusion
- Un outil de vidéo-conférence
- Un outil de sondage
- Des outils de construction et passation de questionnaires
Concernant la gestion de l'usage de la plateforme, le technicien :
- s'occupe de l'inscription et la désinscription des membres (en fonction de leur appartenance à la CoP)
- gère les niveaux d'accès selon les rôles des acteurs de la CoP
- apporte une aide technique ou dispense une formation à l’utilisation des outils de la Communauté de Pratique (plateforme, liste de diffusion…)
- informe les membres du fonctionnement des outils
- forme les membres qui en auraient besoin à l'utilisation des outils
- apporte un soutien ponctuel aux besoins qui s'exprimeraient quant à l'utilisation des outils.
- peut proposer un guide d'utilisation simplifié des outils proposés par la CoP.
Exemples
Deux exemples peuvent être cités pour illustrer la prise en main du rôle de technicien par les membres des CoP Health CoP.
1. Deux ICANE ont souhaité obtenir les droits d'administration de la plateforme de leur CoP afin de réorganiser les documents placés sur celle-ci de façon plus cohérente. En effet, chaque membre pouvant placer ses documents sur le plateforme, chacun le rangeait selon une organisation et un titre personnel. Ces deux ICANE ont proposé une structure aux autres membres de la CoP et ont réalisé le travail d'adaptation. Dans un second temps, elles ont décidé de mettre à jour le carnet d'adresse disponible sur la plateforme. Pour ce faire, un appel a été lancé à tous les membres inscrits à la CoP.
2. Lors du passage de relai des rôles dans la CoP ICSO, au moment de son autonomisation, le membre ayant le rôle de technicien s'est informé du fonctionnement des différents outils. Il a rapidement pris en main leur utilisation. Le coordinateur a, quant à lui, émis le souhait de faire davantage vivre les outils en ligne. Il y propose fréquemment des sujets de discussions, des informations...
Pratique
Le technicien :
- met en place des outils de collaboration
- inscrit et désinscrit les membres en fonction de leur appartenance à la CoP
- gère les niveaux d'accès selon les rôles des acteurs de la CoP
- apporte une aide technique ou une formation à l’utilisation des outils de la Communauté de Pratique (plateforme, liste de diffusion…)